Privacyreglement

Het Haarlemmermeers Oratoriumkoor Excelsior hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze Privacyverklaring willen wij heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.
Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens.

HOK Excelsior houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

• Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacyverklaring;
• De verwerking van uw persoonsgegevens beperken tot uitsluitend die gegevens die minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• Ons beroepen op een wettelijke grondslag als wij uw persoonsgegevens verwerken;
• Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
• Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
• Op de hoogte zijn van uw rechten betreffende uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als HOK Excelsior zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze Privacyverklaring of in algemenere zin vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen, kan dit via de contactgegevens onder aan dit document.

Verwerking van persoonsgegevens van verenigingsleden

Persoonsgegevens van verenigingsleden worden door HOK Excelsior verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

• Administratieve en financiële doeleinden
• Het uitvoering geven aan de lidmaatschapsovereenkomst

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

• De getekende inschrijving als lid of de achteraf ondertekende akkoordverklaring voor het gebruik van de persoonsgegevens.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan HOK Excelsior de volgende persoonsgegevens van u vragen:

• Naam
• Adres
• Woonplaats
• Telefoonnummer
• E-mailadres
• Geslacht
• Geboortedatum
• Stemsoort
• foto

Uw persoonsgegevens worden door HOK Excelsior opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

• gedurende de looptijd van het lidmaatschap van het koor en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.

Uw persoonsgegevens staan uitsluitend ter beschikking van de bestuursleden van het koor.

Persoonsgegevens van verenigingsleden worden door HOK Excelsior verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

• Het fotograferen van individuele leden en het vermelden van de n.a.w.-gegevens van de leden voor plaatsing in een smoelenboek op een met een wachtwoord beveiligde pagina.
• Het fotograferen van individuele leden voor plaatsing op de koorwebsite en in het programmaboekje.
• De vermelding van de namen van medewerkenden aan een concert in het programmaboekje.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

• De schriftelijke toestemming van de betrokkene.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan HOK Excelsior de volgende persoonsgegevens van u vragen:

• Naam
• Adres
• Woonplaats
• Telefoonnummer
• E-mailadres
• foto

Uw persoonsgegevens worden door HOK Excelsior opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

• Gedurende de afgesproken periode op basis van de schriftelijk gegeven toestemming of tot intrekking van die toestemming.

Persoonsgegevens van verenigingsleden worden door HOK Excelsior verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

• Het fotograferen van (onderdelen van) het koor voor plaatsing op de koorwebsite, in het programmaboekje dan wel voor andere publicitaire doelen die overeenstemmen met de doelstelling van de koorvereniging.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

• De noodzaak voor de behartiging van een gerechtvaardigd belang.

Motivering: voor het koor als geheel is het van groot belang dat het door middel van recente foto’s een ‘gezicht’ heeft naar buiten, voor sponsors, donateurs, aanmelding nieuwe leden en publiek.

Het is praktisch vrijwel niet haalbaar om per koorgelegenheid van ieder individueel koorlid schriftelijke toestemming voor het maken van foto’s te verkrijgen. Omdat het groepsfoto’s betreft, weegt het collectieve belang van het koor om regelmatig deze foto’s te kunnen maken en te gebruiken hierbij zwaarder dan het individuele privacybelang van een koorlid. Een individueel koorlid heeft altijd recht op het maken van bezwaar.

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

Binnen de EU

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

Minderjarigen

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van personen jongen dan 16 jaar indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Bewaartermijn

HOK Excelsior bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:

• Alle personen die namens HOK Excelsior van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
• Wij hanteren een wachtwoordbeleid op al de bestanden waarin de gegevens staan vermeld;
• Wij pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
• Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
• Wij testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
• Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Rechten omtrent uw gegevens

U hebt recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens die wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook hebt u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Indien wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u daarna altijd het recht deze toestemming in te trekken.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Vragen

Als u naar aanleiding van ons Privacy beleid nog vragen of opmerkingen heeft, neem dan contact met ons op!

Contactgegevens

Secretariaat HOK Excelsior
Telefoon: 06 30416026
E-mail: secretaris@koorexcelsior.nl